UFO, à nhầm, PMO là cái nồi gì thế?!!
White

Thiên Hoàng Minh Vũ viết ngày 01/06/2018

Nhân dịp đọc đến trang 26 cuốn PMP và cũng bắt xuất từ việc hàng tuần mình làm nhiệm vụ thúc giục và nhắc nhở các PM cập nhật báo cáo dự án định kỳ. Trong đó, bản thân cũng là 1 thành viên của buổi họp, chịu trách nhiệm báo cáo các công việc, vấn đề của ban ISO cũng như thư ký buổi họp.

Vũ nhận thấy bản thân mình cần phải hiểu nhiều hơn về lý do cũng như mục đích sâu xa của cuốn PMP hướng đến với 1 buổi PMO đối với công ty là gì? Qua đó điều chỉnh cách thức hoạt động, phương pháp báo cáo và điều phối, ghi chép cho phù hợp tiêu chuẩn.

Và thực sự thì cũng vì 1 lý do nữa, cái thời kỳ cao trào các sếp học PMP xong, cũng tựa tựa kiểu mình ngày xưa mới đi chuyên tu lần đầu từ trên núi xuống ấy, động cái gì cũng "theo PMP thì ...", "Theo PMO kia...", làm mình cũng hơi sốt ruột, vì mình dù biết là có tính hợp lý nhưng mà không rõ đã chuẩn chỉnh chưa? Thế là cũng tò mò đọc PMP để khi các sếp nói còn biết đường mà hiểu và xác định sếp mình nói đúng không.

Quay lại vấn đề nhé, tuy đây chỉ là phần dịch ra từ sách thôi nhưng có vẻ nó cũng khá đủ về lý thuyết rồi. Nào bắt đầu thôi!

1. PMO là cái nồi gì vậy?

PMO (Project Management Office) là một khái niệm được đề cập trong PMP book rất nhiều, nó chỉ cho 1 nhóm hay 1 phòng đặc biệt dành cho công việc quản lý chung mà ở đó tập trung (centralizes) và chuẩn hóa (standardizes) việc quản lý các dự án của tổ chức (Một số nơi gọi đây là Portfolio Management Office). Trong thực tế, PMO có thể có một vài hình thức khác nhau như sau:

Supportive: PMO cung cấp các chính sách, phương pháp, biểu mẫu và các bài học kinh nghiệm phục vụ cho việc quản lý các dự án trong tổ chức. PMO dạng thể này có mức độ kiểm soát/tác động thấp đến quản lý các dự án của Project Manager.

Controlling: PMO dạng thể này tác động cao hơn là ngoài support ra (ở mức trung bình), PMO còn phải thực hiện thêm việc hướng dẫn cách quản lý các dự án, đào tạo người khác cách sử dụng các phần mềm quản lý dự án, thậm chí hỗ trợ vận hành các công cụ quản lý dự án đặc thù, mục đích phục vụ yêu cầu dự án.

Directive: PMO dạng thể này có tác động đến việc quản lý dự án cao nhất, PMO phân bổ mỗi dự án một Project Manager riêng biệt và chịu trách nhiệm kết quả dự án đó, dự án đây có thể có quy mô lớn hay nhỏ đều dưới sự quản lý của PMO.

2. Quyền hạn của PMO

Trong đề thi PMP có thể hỏi về quyền hạn (Authority) của PMO, và các bạn cẩn thận bị nhầm lẫn với quyền hạn của Project Manager. PMO là 1 bộ phận thuộc tổ chức, chứ không phải 1 cá nhân riêng lẻ nào. Sau đây là một số authority của PMO:

'1. Quản lý sự phụ thuộc (interdependency) giữa project, program, portfolio.

'2. Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem liệu tổ chức có đạt được mục tiêu - chiến lược hay không

' 3. Giúp cung cấp tài nguyên.

' 4. Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp

'5. Theo dõi việc tuân thủ quy trình tổ chức.

'6. Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và phân bổ/làm cho các dự án khác có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm này.

'7. Cung cấp mẫu (ví dụ: đối với cấu trúc phân tích công việc hoặc kế hoạch quản lý truyền thông).

'8. Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.

'9. Cung cấp việc communication tập trung đối với các dự án.

'10. Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.

'11. Một phần của CCB (Change control board - ban kiểm soát thay đổi).

'12. Là một stakeholder (bên liên quan) trong project team.

'13. Prioritize projects. (Ưu tiên các dự án)

Ngoài ra trong đề thi PMP có thể hỏi bạn loại PMO hay dạng thể PMO là gì khi đưa ra dữ kiện, lúc này bạn cần phải xác định PMO là dạng thể Supportive, Controlling hay Directive.

3. Nguyên gốc trong bản 8th PMP

The project management office (PMO) centralizes and standardizes the management of projects. (Note that some organizations refer to this as a portfolio management office.) A PMO can take one of several different forms, including:

Supportive: A supportive PMO provides the policies, methodologies, templates, and lessons learned for managing projects within the organization. It typically exercises a low level of control over projects.

Controlling: A controlling PMO provides support and guidance in the organization on how to manage projects, trains others in project management and project management software, assists with specific project management tools, and ensures compliance to organizational practices. It typically has a moderate level of control over projects.

Directive: A directive PMO provides project managers for different projects, and is responsible for the results of those projects; all projects, or projects of a certain size, type, or influence, are managed by this office. A directive PMO has a high level of control over projects.

Be careful to understand the authority of the PMO and how it is different from the other players on a project. The PMO is a departmental unit within an organization; it is not a single person. The PMO may:

Manage the interdependencies among projects, programs, and portfolios.

Integrate information from all projects to assess whether the organization is achieving its strategic
objectives.

Help provide resources.

Recommend the termination of projects when appropriate.

Monitor compliance with organizational processes.

Help gather lessons learned and make them available to other projects.

Provide templates (e.g., for work breakdown structures or communications management plans).

Provide guidance and project governance.

Provide centralized communication about the projects.

Be more heavily involved during project initiating than later in the project.

Be part of the change control board.

Be a stakeholder.

Prioritize projects.

Bình luận


White
{{ comment.user.name }}
Bỏ hay Hay
{{comment.like_count}}
Male avatar
{{ comment_error }}
Hủy
   

Hiển thị thử

Chỉnh sửa

White

Thiên Hoàng Minh Vũ

26 bài viết.
74 người follow
Kipalog
{{userFollowed ? 'Following' : 'Follow'}}
Cùng một tác giả
White
45 3
(Ảnh) Người dẫn lại bài này cũng được phen lao đao khi lục lọi lại mớ kiến thức cơ bản cũ. Đối với sự nghiệp của một coder thì phải được thực hiện...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết hơn 2 năm trước
45 3
White
15 0
Xưa, giang hồ đồn đại rằng: "Tin học và ngoại ngữ, trong thiên hạ ai nắm được 1 trong 2 thì có thể có được thiên hạ" :v Ấy mà nay, tiểu mỗ đang có ...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết gần 3 năm trước
15 0
White
15 0
Nhắc đến công cuộc bảo vệ chất lượng phần mềm, tôi lại nhớ đến các bài viết về đất Nhật cũng như những chia sẻ của các đồng nghiệp đang sống và làm...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết gần 3 năm trước
15 0
{{like_count}}

kipalog

{{ comment_count }}

bình luận

{{liked ? "Đã kipalog" : "Kipalog"}}


White
{{userFollowed ? 'Following' : 'Follow'}}
26 bài viết.
74 người follow

 Đầu mục bài viết

Vẫn còn nữa! x

Kipalog vẫn còn rất nhiều bài viết hay và chủ đề thú vị chờ bạn khám phá!