Sử dụng slack để điểm danh như thế nào

slack

2

kaopiz

2

Le Van Hoang viết ngày 06/06/2015

Bối cảnh

Một trong những vấn đề công ty mình gặp phải đó là việc theo dõi thời gian đi làm và ra về của các nhân viên trong công ty.
Bởi vì văn phòng của bọn mình chưa hỗ trợ hệ thống quẹt thẻ hay vân tay thế nên không thể làm theo cách truyền thống này được. Vì thế vấn đề cần được giải quyết là:

• Làm thế nào để tracking thời gian đi và đến của một nhân viên trong công ty

Ý tưởng

Có một đặc điểm là công ty mình sử dụng slack + trello như là xương sống trong việc giao tiếp và quản lý task. Vì thế hầu như việc đầu tiên khi tới công ty đấy là bật Slack lên để làm việc.
Vì vậy ý tưởng nảy ra trong đầu mình là sử dụng Webhooks để mà ghi nhớ thời gian gõ message tương ứng với thời gian đi và về. Tuy nhiên để thực hiện thì mất khá nhiều thời gian.
May mắn là google 1 lúc cũng ra có người cùng chung ý tưởng :v (và may mắn hơn nữa là mình đọc được tiếng nhật :D)

https://github.com/masuidrive/miyamoto

Các công cụ sử dụng

Tất cả đều free

• Slack
• Google Apps script
• Google spreadsheet

Các bước thực hiện

Ở đây mình sẽ ko mô tả quá chi tiết về cách thực hiện (tất cả đều được mô tả chi tiết ở link github trên)

• Đầu tiên là tạo 1 file google app script mới
• Chạy script và public để generate ra file timesheet ở Google spreadsheet và lấy public URL
• Url đó sẽ được thiết lập là Outgoing WebHooks (Xong bước này thì message gửi lên sẽ được lưu thời gian qua file spreadsheet)
• lấy Imcomming Webhooks cho channel tương ứng và config vào file spreadsheet được generate ra.

Sau khi config xong thì các bước trên thì đã có 1 BOT hỗ trợ cho việc điểm danh, sử dụng rất dễ dàng, chưa đầy 10 giây trong 1 ngày cho 2 thao tác trên channel #timesheets

• Tới công ty thì chỉ cần gõ hi hoặc hello
• Ra về thì gõ bye thì thời gian làm việc sẽ được tự động ghi nhận

Kết quả

Một số hình ảnh tham khảo
Sử dụng để điểm danh

Ví dụ về kết quả thu được

Đánh giá

• Các thực hiện đơn giản, chủ yếu thiết lập nên không mất quá nhiều thời gian
• Hiệu quả trên cả mong đợi, sau 1 tháng thực hiện đối với teamsize 20 người, BOT đã ghi nhận được thời gian làm việc đi và về đầy đủ mà hầu như không nảy sinh vấn đề gì.
• Dữ liệu thu được cũng rất quan trọng trong bối cảnh công ty chưa có hệ thống quẹt thẻ hoặc vân tay.
• Anh em sử dụng dễ dàng và khá thích thú khi mình chèn những đoạn reply hóm hỉnh hay lời chúc đầu ngày vào.