Report - trách nhiệm của mỗi người
White

Thiên Hoàng Minh Vũ viết ngày 27/04/2018

Trong khi kỳ nghỉ đang cận kề thì chúng tôi gặp phải một tình huống có thể thấy nhiều trong cuộc sống. Đó là việc quản lý dự án báo cáo về các member, trong đó việc thông tin không được chính xác, có thể làm cho những người trung lập như chúng tôi ghi nhận thông tin về member đó theo chiều hướng không tốt.

Với cá nhân là một người liên quan ( sự liên quan của tôi nó hơi rối rắm chút, xin phép không giải thích :) ) , tôi đã confirm với nội bộ team có member đó. Nếu sự thực đúng là như thế, yêu cầu toàn team phải rút kinh nghiệm, member phải kiểm điểm trước các cán bộ có thẩm quyền. Còn nếu thông tin không chính xác, yêu cầu cấp có thẩm quyền phải meeting lại để hoà giải và làm rõ vấn đề nội bộ, cũng như thông tin lại cho chính xác trong lần này cũng như ở các lần sau.

Thực sự, đó cũng là 1 bài học sương máu, xuất phát từ cái nhìn của mình. Một nhân viên, chăm chỉ làm việc suốt bao tháng ngày, nhưng nếu bị thông tin sai 1 chút, toàn bộ những gì họ làm giờ còn không bằng 1 lỗi lầm. Khi mà, mình là một đại diện cho 1 tập thể, nói lên 1 báo cáo khách quan , trung lập trước các lãnh đạo cao cấp, 1 lời nói của mình nó sẽ ảnh hướng khá lớn đến chủ thế được nói đến. Nếu nói đúng, OK boy, phải có biện pháp để cải thiện cho chủ thể kia. Nếu nói không đúng, phải cải chính lại.

Tuy nhiên, xét qua cũng phải xét lại. Do chúng ta đã thông tin đến lãnh đạo của chúng ta chưa đầy đủ. Người Việt chúng ta thường quen nói với nhau bằng miệng, mà đôi khi lời nói gió bay, chẳng có bằng chứng gì ghi lại cả. Vậy nên, rất rất cần thiết, mỗi cá nhân, thuộc các cấp độ chức vụ phải có báo cáo định kỳ và chịu trách nhiệm cao nhất đối với báo cáo của mình.

Sau đây là 1 số ý mà tôi muốn làm rõ về vấn đề report và trách nhiệm các bên:
alt text

1. Report nên bắt đầu làm từ gốc.

Gốc ở đây là gì? Đó chính là các cá nhân, dường như các bạn rất ngại báo cáo cho sếp của mình những gì đã diễn ra. Và... ồ, nếu như bạn có bị sếp không hiểu và nói sai lệch theo cảm quan của sếp lên bộ phận cao cấp hơn thì bạn đừng trách móc gì cả. À, nếu đến kỳ đánh giá, công sức cần mẫn của bạn chỉ được điểm xuyết 1 cách hời hợt những nhận xét không đúng sự thật, những kết luận từ những hiểu lầm không đáng có, thì đừng trách sếp đã không hiểu bạn, không ai rảnh hơi mà khoét bụng chui vào để hiểu tâm can của bạn đâu.

Nếu không có con số, sếp bạn sẽ nói như sau:

  • À, ờm, em thấy bạn này làm việc nhìn chung hiểu suất vẫn chậm,bạn này test còn yếu nếu sếp chỉ số, bạn ấy sẽ ở mức dưới 1. Mà thức tế, thì độ khó của task cũng khá khó, nên việc estimate cũng có chút sơ xót,.... bla...bla.... Và để nghĩ ra được những lý do cho việc tại sao dự án bị chậm, tình trạng lụt lội xảy ra, bạn sẽ khó có thể tưởng tượng được sếp quản lý của bạn sẽ nói cái gì trong một cuộc báo cáo cao cấp, nơi mà không có mặt bạn ở đó. Tất cả những gì bạn cần, là cung cấp những evidence bằng những con số có giá trị.

Nếu không muốn bị báo cáo 1 cách cá nhân chủ quan của sếp thì bạn nên tự thắp lên ánh sáng cuộc đời mình bằng những bản báo cáo, các con số biết nói sẽ thay bạn nói lên câu chuyện sau đó. Kể cả khi sếp của bạn có cố tình lấp liếm đi sự thật, thì khi được xác minh lại, bạn luôn ở trong thế chủ động để chứng minh những gì mình đã làm.

2. Tin ai bây giờ?

Chúng tôi, những cá nhân có liên quan đứng ở góc độ trung lập, là những người tham gia các cuộc họp, ghi nhận các ý kiến của những đại diện báo cáo, xâu chuỗi lại thành 1 mảng vấn đề để đánh giá 1 nhóm đối tượng hay 1 cá nhân cụ thể. Và tất nhiên, so với 1 PM và 1 member, chúng tôi đặt chỉ số báo cáo của 1 PM cao hơn chỉ số từ các member báo cáo. Vì sao vậy?

  1. Chúng tôi không có đủ thời gian để có thể ngồi nghe báo cáo của từng người một, cũng thật sự rất khó để chúng tôi biết được công việc của anh này có đúng và đủ theo chức phận của anh ta hay không?
  2. Những người đứng ngoài như chúng tôi chỉ muốn biết các vấn đề nổi cộm của dự án, các thông tin một cách tổng quan trên kỹ năng, sự thống kê của một quản lý dự án là cần thiết mà chúng tôi cần đến. Ngoài ra, vì anh ta chịu trách nhiệm với dự án của mình, nên quyền đánh giá của anh ta là tốt nhất, ai làm được, ai không làm được, dự án thế nào,... tất cả những gì cần biết, đều hội tụ đầy đủ ở một PM.
  3. Các member của dự án, theo lẽ thông thường phải có trách nhiệm báo cáo về cho PM một cách định kỳ. Nếu bạn không làm thì PM vẫn là người bao quát nhất tình hình dự án. Có thể có những PM đôi khi không khách quan hoặc không thực sự nắm được đủ trọn tình hình dự án thì cũng là do bạn không đem được các evidence cụ thể cho họ.
  4. PM có trách nhiệm với tất cả những gì thuộc dự án, bao gồm cả tính đúng đắn của báo cáo. Và rằng, để cân nhắc anh ta vào vị trí PM, thực cũng đã phải có một số thử thách. Cho nên chúng tôi tín nhiệm lời nói của 1 PM hơn 1 member. alt text ###3. Làm nào để báo cáo? Báo cáo vốn dĩ là trách nhiệm bạn phải tự giác, nhưng nếu bạn không có được thói quen đó thì bạn cũng chẳng mấy mặn mà. Nhưng tin tôi đi, nó cũng chỉ là nhân quả mà thôi. Có lẽ bạn đã từng nghe câu:

Gieo suy nghĩ gặt hành động
Gieo hành động gặt thói quen
Gieo thói quen gặt tính cách
Gieo tính cách gặt số phận.

Mọi thứ vẫn theo nguyên tắc cũ: "LUÔN LÀM TỪ GỐC".

  • Mỗi ngày hãy tự nhắc mình khi ra về hãy note lại những việc mình đã làm, tiến độ hoàn thành và thời gian bạn phân bổ cho nó. Nghĩ đễn thì hay làm luôn kẻo quên. Chắc ngẫm lâu la thì chắc bạn cũng mất 5-10 phút! Cũng chẳng nhiều nhào gì.

Hoặc là có bạn có thói quen luôn mở sticknote trên màn hình, cứ làm xong việc gì thì note lại, đó cũng là 1 cách.

Vào cuối tuần hay khi cần hãy thống kê nó ra thành các con số thực dụng hơn. Thông thường 1 cá nhân đọc 1 bản báo cáo thường sẽ lướt qua mất 1-3 phút, họ sẽ không đọc nhiều, vì vậy bạn cố bôi ra cũng không ai đọc đâu.

Cách đơn giản nhất cho việc tiện đọc lướt đây là lượt bớt tối đa chữ nghĩa và mô hình hoá báo cáo của bạn.

Có 1 số bạn, dùng các biểu mẫu áp sẵn công thức và làm theo 1 quy tắc nhất định, các con số theo ý muốn sẽ tự thống kê khi bạn nhập vào các báo cáo hàng ngày, nhờ đó giảm đi công sức phải thống kê. Đó cũng là 1 cách cho các bạn thử.

Trong một cuộc kiểm soát quy trình, vì sao chúng tôi cho rằng bạn cần phải cập nhật tiến độ và thời gian làm việc thực tế của mình vào các task công việc? Có thể bạn cho rằng việc làm đó là vô bổ và chẳng giải quyết được gì thì chúng tôi lại kỳ vọng rằng nó tốt cho các bạn, tốt cho thói quen tổng hợp và báo cáo của bạn. Nhờ thói quen dần chuyên nghiệp hơn mà chúng tôi và phía công ty được hưởng lợi từ thói quen tốt của các bạn. Hiện tại chúng tôi chưa có động thái hoặc thực hiện thống kê khác, cốt cũng để các bạn thoải mái tập tánh thói quen 1 thời gian cho đỡ bỡ ngỡ, trước khi các chính sách tiếp theo được thực hiện.

4. Chúng tôi muốn gì từ bản báo cáo của bạn?

  • Ý chính trong các công việc bạn đã làm
  • Tiến độ hoàn thành (Nếu bạn làm các công việc liên quan đến các kết quả con số đầu ra, hãy cho chúng tôi các con số bạn đã làm bao gồm con số cụ thể và tỷ lệ tương ứng...) Ví dụ: Bạn báo cáo rằng bạn viết testcase, vậy bạn đã viết dc bao nhiêu case, con số dự tính là bao nhiêu, tỷ lệ tương ứng, bao nhiêu case high, normal, low dc viết, dự tính còn bao nhiêu case nữa...
  • Kế hoạch tiếp theo của bạn
  • Issue/bài học mà bạn gặp phải/rút ra.
  • Bạn có đề xuất gì không?

Kết

Hãy tạo thói quen lưu giữ các bằng chứng bảo vệ mình, dù bạn có thấy nó phiền hà thì cũng đừng quan tâm điều đó, hãy nghĩ đến việc nó sẽ giúp bạn bước ra khỏi vài hố lầy 1 cách dế dàng.

Một thói quen tốt, luôn đem lại 1 số phận tốt! :thumbsup:

Bình luận


White
{{ comment.user.name }}
Bỏ hay Hay
{{comment.like_count}}
Male avatar
{{ comment_error }}
Hủy
   

Hiển thị thử

Chỉnh sửa

White

Thiên Hoàng Minh Vũ

23 bài viết.
59 người follow
Kipalog
{{userFollowed ? 'Following' : 'Follow'}}
Cùng một tác giả
White
37 3
(Ảnh) Người dẫn lại bài này cũng được phen lao đao khi lục lọi lại mớ kiến thức cơ bản cũ. Đối với sự nghiệp của một coder thì phải được thực hiện...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết 3 tháng trước
37 3
White
13 0
vietnamxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.vn Em, em, xem cho chị cái tên đặt thế này đủ hay chưa? =)) Bần mỗ nghẹn cmn lời luôn với vấ...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết 7 tháng trước
13 0
White
12 0
Xưa, giang hồ đồn đại rằng: "Tin học và ngoại ngữ, trong thiên hạ ai nắm được 1 trong 2 thì có thể có được thiên hạ" :v Ấy mà nay, tiểu mỗ đang có ...
Thiên Hoàng Minh Vũ viết 7 tháng trước
12 0
{{like_count}}

kipalog

{{ comment_count }}

bình luận

{{liked ? "Đã kipalog" : "Kipalog"}}


White
{{userFollowed ? 'Following' : 'Follow'}}
23 bài viết.
59 người follow

 Đầu mục bài viết

Vẫn còn nữa! x

Kipalog vẫn còn rất nhiều bài viết hay và chủ đề thú vị chờ bạn khám phá!